KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Zwracam uwagę, że podmioty, których obroty nie przekraczają 200 mln zł, mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF 2.0 dopiero od 1 kwietnia 2026 r. Jeśli jednak ich kontrahenci będą zobowiązani do korzystania z KSeF już od lutego 2026 r., konieczne będzie zalogowanie się do systemu w lutym lub najpóźniej w marcu w celu pobrania faktur wystawionych przez tych kontrahentów.

W poniższych linkach umieściliśmy aktualnie dostępne informacje dotyczące KSeF.

JDG Logowanie Uprawnienia KSeF –Kliknij tutaj Prezentacja video Kliknij tutaj

Spółka z o.o. Logowanie Uprawnienia KSeF –Kliknij tutaj Prezentacja video Kliknij tutaj


Zawiadomienie ZAW-FA dot. spółek w celu nadania uprawnień do KSeF (Wersja 3) – do pobrania tutaj ZAW-FA wersja 3

Jak złożyć zawiadomienie ZAW-FA elektronicznie: kliknij tutaj


Wystawianie faktur w KSeF za pomocą programu zewnętrznego – Kliknij tutaj Prezentacja video Kliknij tutaj

Ministerstwo Finansów przygotowało również cykl bezpłatnych szkoleń w formie wideo. Nowe filmy są dodawane w każdą środę. Materiały są dostępne tutaj: „Środy z KSeF”

Poniżej kilka informacji:

Rewolucja KSeF – Prezentacja video – Kliknij tutaj

KSeF – kogo dotyczy i od kiedy?

Od 2026 r. będzie stopniowo obowiązkowy dla większości firm w Polsce.

  • od 1 lutego 2026 r.
    • obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
    • obowiązkowe otrzymywanie faktur przez KSeF dla wszystkich podatników (z pewnymi wyjątkami ustawowymi);
  • od 1 kwietnia 2026 r.
    • obowiązkowe wystawianie e-Faktur w KSeF dla wszystkich przedsiębiorców (z przewidzianymi wyłączeniami);
  • do 31 grudnia 2026 r. przewidziano okres przejściowy, m.in.:
    • możliwość wystawiania części faktur „poza KSeF” (papier/elektroniczne) do łącznej kwoty 10 000 zł miesięcznie,
    • możliwość stosowania paragonów-faktur z kasy fiskalnej do 450 zł,
    • brak kar za niestosowanie KSeF,
    • brak obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach i przy mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Kogo KSeF nie obejmuje (wybrane wyłączenia)?

Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączone są m.in.:

  • niektóre podmioty bez siedziby / stałego miejsca działalności w Polsce,
  • faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – tu KSeF jest dobrowolny,
  • transakcje rozliczane w wybranych procedurach szczególnych VAT (np. OSS, IOSS, okazjonalny międzynarodowy przewóz osób),
  • określone usługi udokumentowane biletami (autostrady, kolej, transport autobusowy, morski i lotniczy) i część przypadków samofakturowania, gdy kontrahent nie ma polskiego NIP.

Szczegółowe wyłączenia wynikają z ustawy o VAT i przepisów wykonawczych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)?

Faktura ustrukturyzowana to faktura:

  • wystawiona za pomocą KSeF (bezpośrednio lub przez program finansowo-księgowy),
  • w ujednoliconym formacie XML (tzw. schema FA),
  • z nadanym unikatowym numerem KSeF,
  • przechowywana w systemie KSeF przez 10 lat.

PDF lub wydruk są tylko formą podglądu – „prawdziwa” faktura jest w KSeF.

Jak działa KSeF w praktyce?

  1. Wystawiasz fakturę w programie finansowo-księgowym lub w jednym z bezpłatnych narzędzi MF:
    • Aplikacja Podatnika KSeF,
    • aplikacja e-mikrofirma (moduł KSeF),
    • Aplikacja Mobilna KSeF.
  2. Program wysyła fakturę w formacie XML do KSeF.
  3. KSeF weryfikuje technicznie dokument, nadaje mu numer KSeF i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
  4. W momencie nadania numeru KSeF:
    • faktura jest uznana za wystawioną,
    • nabywca ma do niej automatyczny dostęp w systemie.

Logowanie i uprawnienia – rola biura rachunkowego

Do korzystania z KSeF potrzebne jest uwierzytelnienie oraz nadanie odpowiednich uprawnień. Możliwe metody logowania to m.in.:

  • Profil Zaufany,
  • podpis kwalifikowany (z NIP/PESEL lub bez),
  • pieczęć kwalifikowana (dla podmiotu),
  • token / certyfikat KSeF (dostępny z MCU od listopada 2025 r.).

Przedsiębiorca może:

  • korzystać z KSeF samodzielnie,
  • nadać uprawnienia pracownikom,
  • upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania i/lub przeglądania faktur w jego imieniu.

Dzięki temu nasze biuro może obsługiwać KSeF za klienta, bez konieczności każdorazowego przekazywania faktur do rozliczeń.

Najważniejsze korzyści z KSeF dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale również konkretne plusy:

  • szybszy zwrot VAT – skrócenie podstawowego terminu z 60 do 40 dni,
  • brak obowiązku przechowywania faktur w firmie – dokumenty są w KSeF przez 10 lat,
  • koniec duplikatów faktur – faktura jest zawsze dostępna w systemie,
  • mniej błędów przy wystawianiu – system wymusza poprawną, kompletną strukturę danych,
  • możliwość zautomatyzowanego importu danych z faktur do systemów FK, magazynowych itp.,
  • jednolity format faktury dla wszystkich – łatwiejsza wymiana danych między firmami,

Wraz z wejściem KSeF:

  • znikają noty korygujące,
  • znika pojęcie duplikatu faktury i potoczne „anulowanie faktury” – błędy koryguje się wyłącznie fakturą korygującą.

Co w przypadku awarii lub braku internetu?

Przepisy przewidują kilka trybów awaryjnych, dzięki którym wystawianie faktur ma być możliwe „zawsze”:

  • tryb offline24 – dla problemów po stronie podatnika (brak internetu, słaba sieć); faktury wystawia się lokalnie i wysyła do KSeF później,
  • niedostępność KSeF (tryb offline) – zaplanowane prace serwisowe ogłaszane w BIP i w systemach podłączonych do KSeF,
  • awaria KSeF – ogłoszona w komunikacie MF; faktury można czasowo wystawiać w trybie awaryjnym i dosłać je do KSeF później,
  • awaria „totalna” – nadzwyczajne sytuacje (np. zagrożenie infrastruktury państwa); komunikaty pojawiają się w mediach (TV, radio, prasa, internet).

Dla każdego z trybów ustawa o VAT określa zasady postępowania i terminy późniejszego przesłania faktur do KseF.

Jakie są rodzaje uprawnień?

W KSeF wyróżniamy głównie:

  • uprawnienia właścicielskie – przypisany automatycznie „właścicielowi” NIP (np. przedsiębiorcy lub spółce), pełny zakres (nadawanie uprawnień, wystawianie faktur, przrglądanie historii zdarzeń)
  • uprawnienia do zarządzania uprawnieniami – (tylko dla osób fizycznych) nadawanie/odbieranie uprawnień innym osobom, podgąd/wystawianie faktur
  • uprawnienie do wystawiania faktur,
  • Uprawnienie do dostępu do faktur: przeglądanie faktur wystawionych i otrzymanych, pobieranie ich, drukowanie, eksport do systemów finansowo–księgowych (typowo otrzymuje je księgowość, biuro rachunkowe, audytorzy wewnętrzni)

Dodatkowo istnieją wyspecjalizowane modele uprawnień, m.in.:

  • samofakturowanie – gdy faktury wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy (w tym także nabywca z innego kraju UE),
  • uprawnienia dla certyfikowanych dostawców usług Peppol (faktury PEF).

Uprawnienia pośrednie – ważne dla biur rachunkowych

Dla współpracy z biurem rachunkowym kluczowe są tzw. uprawnienia pośrednie:

  • Podatnik nadaje uprawnienie podmiotowi z NIP (np. biuru rachunkowemu) dostępu do faktur.
  • Biuro może następnie przekazać uprawnienia swoim pracownikom (osobom fizycznym), bez konieczności każdorazowego zgłaszania ich przez podatnika.
  • Uprawnienia pośrednie mogą być:
    • selektywne – dotyczą wybranego NIP (konkretnego klienta),
    • generalne – dotyczą wszystkich NIP-ów, dla których biuro zostało uprawnione.

Dzięki temu rozwiązaniu obsługa wielu klientów w KSeF jest dla biura rachunkowego praktyczna i skalowalna.

W jaki sposób nadaje się uprawnienia?

Są dwa główne sposoby:

  1. Elektronicznie (podstawowy i docelowy sposób)
    • przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0 lub inne oprogramowanie zintegrowane z API KSeF,
    • przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – od 1.11.2025 r.,
    • wygodne dla podatników, którzy potrafią się uwierzytelnić elektronicznie (podpis kwalifikowany, pieczęć, profil zaufany).
  2. Zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego
    • dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie mają kwalifikowanej pieczęci i nie mogą się nią uwierzytelnić,
    • w formularzu wyznacza się jedną osobę fizyczną, która będzie w KSeF zarządzać uprawnieniami w imieniu podmiotu,
    • projektowane przepisy pozwalają składać ZAW-FA zarówno papierowo, jak i elektronicznie.

Przy nadawaniu uprawnień trzeba podać odpowiednie dane identyfikacyjne: NIP, nazwę podmiotu, dane osoby fizycznej (NIP/PESEL, imię, nazwisko, w razie potrzeby dane dokumentu tożsamości) oraz wskazać konkretny zakres uprawnień.

Metody uwierzytelnienia w KSeF

Do zalogowania się i potwierdzenia tożsamości w KSeF wykorzystywane są:

  • podpis zaufany (Profil Zaufany) – darmowy, popularny, dla osób fizycznych,
  • kwalifikowany podpis elektroniczny (osoby fizyczne),
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna (podmioty – np. spółki),
  • token KSeF – ciąg znaków generowany w systemie, używany głównie przez programy finansowo–księgowe (tylko do końca 2026 r.),
  • certyfikat KSeF – nowe rozwiązanie w KSeF 2.0, które docelowo zastąpi tokeny.

Jeżeli podpis/pieczęć nie zawiera NIP ani PESEL, konieczne jest zgłoszenie tzw. „odcisku” certyfikatu w zawiadomieniu ZAW-FA – dopiero wtedy można użyć go do logowania.

Od 1 kwietnia 2026 r. uwierzytelnianie będzie możliwe także przez węzeł krajowy (np. podobnie jak przy logowaniu do usługi Twój e-PIT).

Przykładowe scenariusze uwierzytelnienia

  • JDG (osoba fizyczna) – loguje się własnym podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem; ma pełne uprawnienia właścicielskie. Może wygenerować token/certyfikat dla swojego programu księgowego.
  • Spółka z kwalifikowaną pieczęcią – loguje się pieczęcią, ma pełne uprawnienia; może nadać uprawnienia konkretnym osobom (np. zarządowi, księgowej, biuru rachunkowemu).
  • Spółka bez pieczęci – składa ZAW-FA i wskazuje osobę fizyczną, która będzie zarządzać uprawnieniami; ta osoba loguje się swoim podpisem lub profilem zaufanym w kontekście NIP spółki.
  • Pracownik lub biuro rachunkowe – aby się zalogować w kontekście NIP klienta, musi wcześniej otrzymać nadane uprawnienia.