KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

W poniższych linkach umieściliśmy aktualnie dostępne informacje dotyczące KSeF. Ponieważ Ministerstwo Finansów wciąż prowadzi prace nad systemem, dane te będą na bieżąco aktualizowane.

Zwracam uwagę, że podmioty, których obroty nie przekraczają 200 mln zł, mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF 2.0 dopiero od 1 kwietnia 2026 r. Jeśli jednak ich kontrahenci będą zobowiązani do korzystania z KSeF już od lutego 2026 r., konieczne będzie zalogowanie się do systemu w lutym lub najpóźniej w marcu w celu pobrania faktur wystawionych przez tych kontrahentów.

Zmiany w KSeF aktualny stan techniczny – Kliknij tutaj Prezentacja video Kliknij tutaj

JDG Logowanie Uprawnienia KSeF –Kliknij tutaj Prezentacja video Kliknij tutaj

Spółka z o.o. Logowanie Uprawnienia KSeF –Kliknij tutaj Prezentacja video Kliknij tutaj


Zawiadomienie ZAF-FA dot. spółek w celu nadania uprawnień do KSeF (Wersja 2 do składania wyłącznie w wersji papierowej do dnia 25.01.2026 r.) – do pobrania tutaj ZAF-FA wersja 2


Ministerstwo Finansów przygotowało również cykl bezpłatnych szkoleń w formie wideo. Nowe filmy są dodawane w każdą środę. Materiały są dostępne tutaj: „Środy z KSeF”

Poniżej kilka informacji:

Rewolucja KSeF – Prezentacja video – Kliknij tutaj

KSeF – kogo dotyczy i od kiedy?

Od 2026 r. będzie stopniowo obowiązkowy dla większości firm w Polsce.

  • od 1 lutego 2026 r.
    • obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
    • obowiązkowe otrzymywanie faktur przez KSeF dla wszystkich podatników (z pewnymi wyjątkami ustawowymi);
  • od 1 kwietnia 2026 r.
    • obowiązkowe wystawianie e-Faktur w KSeF dla wszystkich przedsiębiorców (z przewidzianymi wyłączeniami);
  • do 31 grudnia 2026 r. przewidziano okres przejściowy, m.in.:
    • możliwość wystawiania części faktur „poza KSeF” (papier/elektroniczne) do łącznej kwoty 10 000 zł miesięcznie,
    • możliwość stosowania paragonów-faktur z kasy fiskalnej do 450 zł,
    • brak kar za niestosowanie KSeF,
    • brak obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach i przy mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Kogo KSeF nie obejmuje (wybrane wyłączenia)?

Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączone są m.in.:

  • niektóre podmioty bez siedziby / stałego miejsca działalności w Polsce,
  • faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – tu KSeF jest dobrowolny,
  • transakcje rozliczane w wybranych procedurach szczególnych VAT (np. OSS, IOSS, okazjonalny międzynarodowy przewóz osób),
  • określone usługi udokumentowane biletami (autostrady, kolej, transport autobusowy, morski i lotniczy) i część przypadków samofakturowania, gdy kontrahent nie ma polskiego NIP.

Szczegółowe wyłączenia wynikają z ustawy o VAT i przepisów wykonawczych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)?

Faktura ustrukturyzowana to faktura:

  • wystawiona za pomocą KSeF (bezpośrednio lub przez program finansowo-księgowy),
  • w ujednoliconym formacie XML (tzw. schema FA),
  • z nadanym unikatowym numerem KSeF,
  • przechowywana w systemie KSeF przez 10 lat.

PDF lub wydruk są tylko formą podglądu – „prawdziwa” faktura jest w KSeF.

Jak działa KSeF w praktyce?

  1. Wystawiasz fakturę w programie finansowo-księgowym lub w jednym z bezpłatnych narzędzi MF:
    • Aplikacja Podatnika KSeF,
    • aplikacja e-mikrofirma (moduł KSeF),
    • Aplikacja Mobilna KSeF.
  2. Program wysyła fakturę w formacie XML do KSeF.
  3. KSeF weryfikuje technicznie dokument, nadaje mu numer KSeF i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
  4. W momencie nadania numeru KSeF:
    • faktura jest uznana za wystawioną,
    • nabywca ma do niej automatyczny dostęp w systemie.

Logowanie i uprawnienia – rola biura rachunkowego

Do korzystania z KSeF potrzebne jest uwierzytelnienie oraz nadanie odpowiednich uprawnień. Możliwe metody logowania to m.in.:

  • Profil Zaufany,
  • podpis kwalifikowany (z NIP/PESEL lub bez),
  • pieczęć kwalifikowana (dla podmiotu),
  • token / certyfikat KSeF (dostępny z MCU od listopada 2025 r.).

Przedsiębiorca może:

  • korzystać z KSeF samodzielnie,
  • nadać uprawnienia pracownikom,
  • upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania i/lub przeglądania faktur w jego imieniu.

Dzięki temu nasze biuro może obsługiwać KSeF za klienta, bez konieczności każdorazowego przekazywania faktur do rozliczeń.

Najważniejsze korzyści z KSeF dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale również konkretne plusy:

  • szybszy zwrot VAT – skrócenie podstawowego terminu z 60 do 40 dni,
  • brak obowiązku przechowywania faktur w firmie – dokumenty są w KSeF przez 10 lat,
  • koniec duplikatów faktur – faktura jest zawsze dostępna w systemie,
  • mniej błędów przy wystawianiu – system wymusza poprawną, kompletną strukturę danych,
  • możliwość zautomatyzowanego importu danych z faktur do systemów FK, magazynowych itp.,
  • jednolity format faktury dla wszystkich – łatwiejsza wymiana danych między firmami,

Wraz z wejściem KSeF:

  • znikają noty korygujące,
  • znika pojęcie duplikatu faktury i potoczne „anulowanie faktury” – błędy koryguje się wyłącznie fakturą korygującą.

Co w przypadku awarii lub braku internetu?

Przepisy przewidują kilka trybów awaryjnych, dzięki którym wystawianie faktur ma być możliwe „zawsze”:

  • tryb offline24 – dla problemów po stronie podatnika (brak internetu, słaba sieć); faktury wystawia się lokalnie i wysyła do KSeF później,
  • niedostępność KSeF (tryb offline) – zaplanowane prace serwisowe ogłaszane w BIP i w systemach podłączonych do KSeF,
  • awaria KSeF – ogłoszona w komunikacie MF; faktury można czasowo wystawiać w trybie awaryjnym i dosłać je do KSeF później,
  • awaria „totalna” – nadzwyczajne sytuacje (np. zagrożenie infrastruktury państwa); komunikaty pojawiają się w mediach (TV, radio, prasa, internet).

Dla każdego z trybów ustawa o VAT określa zasady postępowania i terminy późniejszego przesłania faktur do KseF.

Jakie są rodzaje uprawnień?

W KSeF wyróżniamy głównie:

  • uprawnienia właścicielskie – przypisany automatycznie „właścicielowi” NIP (np. przedsiębiorcy lub spółce), pełny zakres (nadawanie uprawnień, wystawianie faktur, przrglądanie historii zdarzeń)
  • uprawnienia do zarządzania uprawnieniami – (tylko dla osób fizycznych) nadawanie/odbieranie uprawnień innym osobom, podgąd/wystawianie faktur
  • uprawnienie do wystawiania faktur,
  • Uprawnienie do dostępu do faktur: przeglądanie faktur wystawionych i otrzymanych, pobieranie ich, drukowanie, eksport do systemów finansowo–księgowych (typowo otrzymuje je księgowość, biuro rachunkowe, audytorzy wewnętrzni)

Dodatkowo istnieją wyspecjalizowane modele uprawnień, m.in.:

  • samofakturowanie – gdy faktury wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy (w tym także nabywca z innego kraju UE),
  • uprawnienia dla certyfikowanych dostawców usług Peppol (faktury PEF).

Uprawnienia pośrednie – ważne dla biur rachunkowych

Dla współpracy z biurem rachunkowym kluczowe są tzw. uprawnienia pośrednie:

  • Podatnik nadaje uprawnienie podmiotowi z NIP (np. biuru rachunkowemu) dostępu do faktur.
  • Biuro może następnie przekazać uprawnienia swoim pracownikom (osobom fizycznym), bez konieczności każdorazowego zgłaszania ich przez podatnika.
  • Uprawnienia pośrednie mogą być:
    • selektywne – dotyczą wybranego NIP (konkretnego klienta),
    • generalne – dotyczą wszystkich NIP-ów, dla których biuro zostało uprawnione.

Dzięki temu rozwiązaniu obsługa wielu klientów w KSeF jest dla biura rachunkowego praktyczna i skalowalna.

W jaki sposób nadaje się uprawnienia?

Są dwa główne sposoby:

  1. Elektronicznie (podstawowy i docelowy sposób)
    • przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0 lub inne oprogramowanie zintegrowane z API KSeF,
    • przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – od 1.11.2025 r.,
    • wygodne dla podatników, którzy potrafią się uwierzytelnić elektronicznie (podpis kwalifikowany, pieczęć, profil zaufany).
  2. Zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego
    • dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie mają kwalifikowanej pieczęci i nie mogą się nią uwierzytelnić,
    • w formularzu wyznacza się jedną osobę fizyczną, która będzie w KSeF zarządzać uprawnieniami w imieniu podmiotu,
    • projektowane przepisy pozwalają składać ZAW-FA zarówno papierowo, jak i elektronicznie.

Przy nadawaniu uprawnień trzeba podać odpowiednie dane identyfikacyjne: NIP, nazwę podmiotu, dane osoby fizycznej (NIP/PESEL, imię, nazwisko, w razie potrzeby dane dokumentu tożsamości) oraz wskazać konkretny zakres uprawnień.

Metody uwierzytelnienia w KSeF

Do zalogowania się i potwierdzenia tożsamości w KSeF wykorzystywane są:

  • podpis zaufany (Profil Zaufany) – darmowy, popularny, dla osób fizycznych,
  • kwalifikowany podpis elektroniczny (osoby fizyczne),
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna (podmioty – np. spółki),
  • token KSeF – ciąg znaków generowany w systemie, używany głównie przez programy finansowo–księgowe (tylko do końca 2026 r.),
  • certyfikat KSeF – nowe rozwiązanie w KSeF 2.0, które docelowo zastąpi tokeny.

Jeżeli podpis/pieczęć nie zawiera NIP ani PESEL, konieczne jest zgłoszenie tzw. „odcisku” certyfikatu w zawiadomieniu ZAW-FA – dopiero wtedy można użyć go do logowania.

Od 1 kwietnia 2026 r. uwierzytelnianie będzie możliwe także przez węzeł krajowy (np. podobnie jak przy logowaniu do usługi Twój e-PIT).

Przykładowe scenariusze uwierzytelnienia

  • JDG (osoba fizyczna) – loguje się własnym podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem; ma pełne uprawnienia właścicielskie. Może wygenerować token/certyfikat dla swojego programu księgowego.
  • Spółka z kwalifikowaną pieczęcią – loguje się pieczęcią, ma pełne uprawnienia; może nadać uprawnienia konkretnym osobom (np. zarządowi, księgowej, biuru rachunkowemu).
  • Spółka bez pieczęci – składa ZAW-FA i wskazuje osobę fizyczną, która będzie zarządzać uprawnieniami; ta osoba loguje się swoim podpisem lub profilem zaufanym w kontekście NIP spółki.
  • Pracownik lub biuro rachunkowe – aby się zalogować w kontekście NIP klienta, musi wcześniej otrzymać nadane uprawnienia.