Pełna księgowość w firmie – krok po korku
Jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również kluczowym elementem skutecznego zarządzania finansami. Księgowość w firmie to jeden z tych niezwykle wrażliwych obszarów, w którym nie ma miejsca na wątpliwości czy błędy. Jest to też dziedzina, w której ustawodawca regularnie zmienia zasady gry, co wymaga nieustannego aktualizowania posiadanych informacji. Poniżej podpowiadamy, czym jest i jak wygląda kwestia pełnej księgowości w firmie – zapraszamy do lektury.
Czym jest pełna księgowość i kogo obowiązuje?
Pełna księgowość to metoda ewidencjonowania wszystkich operacji gospodarczych przedsiębiorstwa, która jest bardziej złożona i szczegółowa niż jej wariant uproszczony. Jest ona obowiązkowa dla pewnych grup przedsiębiorców, głównie dla tych, których roczny obrót przekracza ustalony limit. W 2023 roku wynosił on 9 218 200 zł. Najbardziej charakterystyczną cechą tego wariantu jest fakt, że wymaga bardzo starannego prowadzenia ksiąg rachunkowych, które muszą zawierać kompleksowy zapis wszystkich transakcji finansowych firmy – bez wyjątków.
Wiele osób niezaznajomionych z obowiązującymi przepisami zastanawia się, kto tak właściwie ma obowiązek ewidencjonowania danych w ten sposób. Zobowiązanie do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT obejmuje różne formy działalności, w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie, a także spółki kapitałowe, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne. Obowiązek ten pojawia się, gdy wartość przychodów z działalności gospodarczej w poprzednim roku przekroczy równowartość 2.000.000 euro wyrażonych w PLN. Zasadniczo więc jednoosobowe mikroprzedsiębiorstwa czy małe firmy sporadycznie przechodzą na tę formę rozliczeń. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby zrobić to dobrowolnie, jeżeli właśnie to rozwiązanie będzie dla danego podmiotu najkorzystniejsze.
Najważniejsze zasady pełnej księgowości
Opcja ta wymaga od przedsiębiorców przestrzegania szeregu zasad i regulacji prawnych. Wszystkie transakcje, wykazy składników aktywów i pasywów czy rachunki zysków oraz strat muszą być właściwie spisane i udokumentowane. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zadbać o transparentność swoich działań finansowych, co jest kluczowe w kontekście audytów, kontroli podatkowych oraz relacji z inwestorami i partnerami biznesowymi. Z tego też względu pełna księgowość może wydawać się skomplikowana i czasochłonna, ale w ogólnym rozliczeniu przynosi jednak znaczące korzyści dla przedsiębiorstwa. Systematycznie zapisywane i skategoryzowane dane pozwalają na głębokie zrozumienie stanu finansów firmy. Analiza ta jest nieoceniona w procesie podejmowania decyzji strategicznych, planowania budżetu i inwestycji, a także w ocenie efektywności prowadzonych działań. Dla wielu przedsiębiorstw, szczególnie tych planujących rozwój i realizację bardziej kosztownych projektów, pełna księgowość jest więc nie tylko obowiązkiem, ale też cennym narzędziem wspierającym rozwój biznesu.
Pierwsze kroki w pełnej księgowości
Przejście na pełną księgowość wymaga przede wszystkim założenia odpowiednich ksiąg rachunkowych. Należy również zadbać o taki system pracy, który pozwoli na rzetelne i systematyczne rejestrowanie wszystkich operacji finansowych. Ważne jest także zapoznanie się z obowiązującymi przepisami oraz zasadami rachunkowości. Jednym z podstawowych elementów pełnej księgowości jest przygotowywanie corocznych sprawozdań finansowych, a to wymaga dokładnego zestawienia wszystkich przychodów, kosztów, a także aktywów oraz pasywów przedsiębiorstwa. To również konieczność zarządzania dużą ilością dokumentów, co wymaga odpowiedniej organizacji pracy i zapewnienia bezpieczeństwa przechowywania danych. Z tego względu wiele firm decyduje się na współpracę z zewnętrznymi biurami rachunkowymi, które specjalizują się w prowadzeniu pełnej księgowości. Jest to wygodne rozwiązanie, szczególnie dla tych, którzy nie posiadają odpowiednich zasobów lub wiedzy do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.